Ihr eigenes Aufgabensystem

Anfragen, Aufgaben und Absprachen an einer Stelle

Anfragen erreichen Sie per Mail, am Telefon, über das Kontaktformular und im Vorbeigehen. Was daraus wird, entscheidet meist derjenige, der sie gerade annimmt. Ein Aufgabensystem sammelt diese Vorgänge an einer Stelle, hält fest, wer zuständig ist, und macht sichtbar, was noch offen ist.

Den Server dafür stellen wir bereit und betreiben ihn in unserem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Ihre Mitarbeiter arbeiten im Browser, von überall. Die Technik liegt bei uns, die Ausgestaltung bei Ihnen.

Übersicht mit Kennzahlen: Bearbeitungszeit, zugewiesene Vorgänge und Anteil in Bearbeitung
Wie es im Alltag aussieht

Aus einer Mail an den Support wird ein Vorgang mit eigener Nummer. Er geht an eine Gruppe oder an eine Person, bekommt eine Kategorie und bleibt sichtbar, bis er erledigt ist. Antworten verlassen das System als gewöhnliche Mail und kommen dort auch wieder an. Ihr Gegenüber braucht dafür nichts weiter zu tun, als zu antworten.

Wer in den Urlaub geht, hinterlegt eine Vertretung, und die Aufgaben laufen weiter. Wer dieselbe Frage zum hundertsten Mal beantwortet, legt dafür einen Textbaustein an. Und wer wissen will, was in der vergangenen Woche liegen geblieben ist, sieht es auf einen Blick statt es zusammenzusuchen.

Ein Vorgang mit Gesprächsverlauf und Feld für eine interne Notiz
Die wichtigsten Funktionen
  • Übersichten je Team: Welche Spalten, welche Sortierung und wer was sehen darf, legen Sie selbst fest.
  • Textbausteine und Vorlagen: Wiederkehrende Antworten über ein Kürzel einfügen, statt sie neu zu tippen.
  • Checklisten: Mehrstufige Abläufe abarbeiten, ohne zwischen Programmen zu wechseln.
  • Vertretung: Abwesenheiten hinterlegen, Aufgaben gehen automatisch weiter.
  • Vorgänge verbinden oder teilen: Zusammengehörendes bündeln, Umfangreiches aufteilen.
  • Volltextsuche: Durchsucht auch die Anhänge, nicht nur den Text.
  • Historie: Nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.
  • Zugang für Ihre Kunden: Sie verfolgen ihre eigenen Vorgänge und ergänzen Informationen selbst.
  • Wissensdatenbank: Anleitungen an einer Stelle, wahlweise nur intern oder auch für Kunden.
  • Mehrsprachig und mobil: Die Oberfläche spricht über 40 Sprachen und lässt sich auch am Telefon bedienen.
Verwaltung der Textbausteine mit Kürzeln und hinterlegten Inhalten
Anbindung an Ihre übrige Technik

Das System steht nicht für sich allein. Es lässt sich mit dem verbinden, was bei Ihnen ohnehin läuft:

  • Mail und Kalender: Microsoft 365, Exchange und Kalender über iCal.
  • Telefon: Placetel, Sipgate und weitere Anlagen über CTI. Sie sehen beim Klingeln, wer anruft, und das Gespräch bleibt beim Kunden vermerkt.
  • Anmeldung: Active Directory oder LDAP, Single Sign-on und Zwei-Faktor-Anmeldung.
  • Verschlüsselung: Signierte und verschlüsselte Mails über S/MIME oder PGP.
  • Überwachung: Checkmk, Nagios, Icinga und Monit melden Störungen direkt als Vorgang.
  • Weitere Werkzeuge: i-doit, GitHub, GitLab, Grafana, Slack, Microsoft Teams, Telegram und WhatsApp Business.
  • Eigene Anbindungen: Über die REST-Schnittstelle und Webhooks lässt sich anschließen, was hier nicht steht.
Was es kostet

Der Server beginnt bei 78,00 € im Monat und reicht für mindestens zehn Benutzer. Die Einrichtung rechnen wir nach Aufwand ab. Welchen Funktionsumfang Sie brauchen, bestimmen Sie.

Was wir dabei übernehmen

Wir stellen den Server bereit, richten das System ein und bilden Ihre Abläufe darin ab. Danach schulen wir die Anwender und kümmern uns um Updates und Sicherungen. Wir arbeiten selbst seit Jahren täglich damit, von der Kundenanfrage bis zur internen Aufgabe.

Wenn Sie sehen möchten, wie das bei Ihnen aussehen würde, zeigen wir es Ihnen an einem Vorgang aus Ihrem eigenen Alltag.

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