Dokumentenmanagement mit DocuWare
DocuWare legt Ihre Dokumente digital ab und macht sie wiederauffindbar. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und Schriftverkehr liegen an einer Stelle statt in Ordnern, Laufwerken und Postfächern verteilt. Wer etwas sucht, findet es über den Inhalt und nicht über den Ablageort.
Ablage und Suche
Dokumente werden beim Eingang erfasst und mit den Merkmalen versehen, nach denen Sie später suchen. Die Volltextsuche durchsucht auch den Inhalt gescannter Belege. Für wiederkehrende Fragen legen Sie eigene Suchen an, etwa alle offenen Rechnungen eines Lieferanten.
Der Weg dorthin ist kurz: Papier wird gescannt, Mails werden aus Outlook heraus abgelegt, Dateien per Drag-and-drop. Wiederkehrende Belege wie Eingangsrechnungen erkennt DocuWare selbst und liest Lieferant, Datum, Nummer und Betrag aus, sodass niemand sie abtippen muss.
Abläufe, die von allein weiterlaufen
Eine Eingangsrechnung geht zur Prüfung an den Fachbereich, danach zur Freigabe und anschließend in die Buchhaltung. Wer gerade dran ist, sieht das in seiner Aufgabenliste, und niemand muss nachfragen, wo ein Vorgang liegt. Dasselbe funktioniert für Urlaubsanträge, Bestellanforderungen und jede andere Genehmigung, die bei Ihnen üblich ist.
Die Abläufe bauen wir mit Ihnen zusammen: Wer darf bis zu welchem Betrag freigeben, was passiert bei Abwesenheit, wann geht eine Erinnerung raus. Nachvollziehbar bleibt jeder Schritt, das ist bei einer Prüfung durch das Finanzamt der Unterschied zwischen einer ruhigen und einer langen Woche.
Anbindung an Ihre übrigen Programme
Aus Outlook heraus archivieren, aus der Warenwirtschaft heraus den passenden Beleg öffnen, Buchungsdaten an DATEV übergeben: DocuWare arbeitet mit den Programmen zusammen, die Sie ohnehin nutzen. Für myfactory und WinLine richten wir die Verbindung selbst ein. Eine Übersicht der weiteren Anwendungen finden Sie in der Liste des Herstellers.
Aufbewahrung und Nachweis
Abgelegte Dokumente lassen sich nicht unbemerkt verändern, jede Version bleibt nachvollziehbar, und wer was sehen darf, legen Sie über Rechte fest. DocuWare ist unter anderem nach GoBD, ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Damit erfüllen Sie die Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung, ohne selbst dafür sorgen zu müssen.
Aufbewahrungsfristen laufen automatisch: Was zehn Jahre liegen muss, bleibt zehn Jahre liegen, und was danach gelöscht werden darf, wird zur Löschung vorgeschlagen. Auch das ist eine Anforderung aus der DSGVO, die sich von Hand kaum einhalten lässt.
Autorisierter Partner und zertifiziertes Team
Wir sind autorisierter DocuWare-Partner. Unsere Mitarbeiter tragen sieben Zertifizierungen des Partnerprogramms: vier technische als Technical Expert für Beratung, Einrichtung, Konfiguration und Support, dazu drei aus dem Vertriebsprogramm als Sales Expert und Sales Professional.
Wofür es im Alltag genutzt wird
Die vier Bereiche, in denen Betriebe am schnellsten etwas merken. Man muss nicht mit allen anfangen, meist reicht einer.
Eingangsrechnungen
Rechnungen kommen per Post, als PDF im Postfach oder als E-Rechnung. DocuWare liest Lieferant, Betrag, Datum und die einzelnen Positionen aus und schickt den Beleg auf den Weg durch Prüfung und Freigabe. Abgetippt wird nichts mehr.
Verträge
Mietverträge, Wartungsverträge, Versicherungen. Alle an einer Stelle, mit den Fristen daran. Wer kündigen will, bekommt die Erinnerung rechtzeitig statt drei Wochen zu spät.
Personalakte
Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen. Ab 2027 müssen entgeltrelevante Unterlagen elektronisch und prüfungssicher vorliegen. Wer heute anfängt, hat es bis dahin hinter sich.
Qualitätsmanagement
Prüfanweisungen, Zertifikate, Nachweise. Jede Fassung bleibt nachvollziehbar, und im Audit ist der Nachweis eine Suchabfrage statt einer Nachmittagsbeschäftigung.
Wo die Dokumente liegen
Sie haben die Wahl. In der Cloud betreibt DocuWare die Umgebung selbst, im eigenen Haus läuft sie auf Ihrem Server, und beides lässt sich mischen. Was für Sie sinnvoll ist, hängt an Ihren Vorgaben und daran, was Sie ohnehin schon betreiben.
Für die Nachweise gegenüber Prüfern und Kunden bringt DocuWare die üblichen Zertifizierungen mit, darunter ISO 27001 für Informationssicherheit, ISO 9001 für Qualitätsmanagement und SOC 2. Die Ablage erfüllt die GoBD.
Was das in Zahlen heißt
Die folgenden Zahlen stammen nicht von uns, sondern aus Studien und aus Berichten von Betrieben, die umgestellt haben. Was davon bei Ihnen ankommt, hängt daran, wie Sie heute arbeiten.
Knapp 20 Euro je Papierrechnung
So viel kostet die Bearbeitung einer Rechnung auf Papier im Schnitt, gerechnet über Erfassung, Prüfung, Freigabe und Ablage. Die Zahl stammt aus einer Marktstudie von Billentis.
10,5 Tage Durchlaufzeit
So lange braucht eine Papierrechnung im Schnitt vom Eingang bis zur Buchung, in einzelnen Fällen bis zu 30 Tage. Erhoben hat das die B&L Management Consulting. In der Zeit ist das Skonto meist weg.
80 Prozent weniger Kosten
Um so viel sinken die Kosten je Rechnung, wenn der Weg automatisiert läuft, und die Bearbeitung wird um 73 Prozent schneller. Beide Werte kommen aus einer Erhebung von Ardent Partners.
Zwei Beispiele aus der Praxis: Beim Bayerischen Tennisverband dauert eine Freigabe seit der Umstellung zwei Tage statt drei Wochen. Die Retorte GmbH aus Röthenbach an der Pegnitz verarbeitet rund 2.500 Eingangsrechnungen im Jahr und spart dabei zwischen 50 und 100 Arbeitsstunden im Monat. Beides sind Berichte von DocuWare, nicht von uns.
Ob sich das für Sie rechnet, lässt sich vorher überschlagen. Dafür genügt die Zahl der Eingangsrechnungen im Monat und die Antwort auf die Frage, wie viele Hände eine Rechnung heute durchläuft.
Was wir dabei übernehmen
Wir richten die Archive ein, legen die Suchbegriffe fest und bauen die Abläufe so, wie Ihr Betrieb tatsächlich arbeitet. Danach schulen wir die Anwender und bleiben ansprechbar, wenn sich etwas ändert. Wir arbeiten selbst täglich mit DocuWare, von der Eingangsrechnung bis zur Freigabe.
Wenn Sie wissen möchten, wie das bei Ihnen aussehen würde, zeigen wir es Ihnen an Ihren eigenen Belegen.