Myfactory ist ein Cloud-ERP für den Mittelstand. Die Software läuft im Browser, Sie brauchen keinen eigenen Server im Haus, und Ihre Mitarbeiter arbeiten vom Büro, von unterwegs oder von zu Hause mit demselben Datenbestand. Entwickelt und betrieben wird sie in Deutschland. Der Hersteller gehört zur europäischen Forterro-Gruppe und hat rund 25 Jahre Erfahrung mit Cloud-Software.
Ein System statt vieler Insellösungen
In vielen Betrieben liegen die Daten verteilt: Angebote in Word, Bestände in Excel, Kundenkontakte im Mailprogramm, Buchhaltung beim Steuerberater. Jede Übertragung von Hand kostet Zeit und schafft eine Stelle, an der Fehler entstehen. Myfactory führt diese Bereiche in einer Datenbank zusammen. Ein Kunde wird einmal angelegt und ist danach in Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Mahnwesen und Auswertung derselbe.
Weil die Software modular aufgebaut ist, müssen Sie nicht alles auf einmal einführen. Üblich ist der Start mit Auftragsabwicklung und Warenwirtschaft. Produktion, Personal oder Onlineshop kommen später dazu, wenn sie gebraucht werden.
Was die Software abdeckt
- Auftragsabwicklung: Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung entstehen auseinander, ohne dass Daten neu erfasst werden. Teillieferungen, Sammelrechnungen und Rahmenverträge sind vorgesehen.
- Warenwirtschaft: Bestände, Lieferanten, Kundenaufträge und Wareneingänge einschließlich Inventur. Mit Seriennummern, Chargen und mehreren Lagerorten.
- Finanzbuchhaltung: Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren und Anlagen, mit Steuerabrechnung, mehreren Währungen und DATEV-Übergabe an Ihren Steuerberater.
- Produktion: Stücklisten, Materialbedarf, Fertigungsaufträge und Kapazitätsplanung, auch über mehrere Standorte hinweg.
- CRM: Kontakte, Angebote und Verkaufschancen, verbunden mit den Belegen desselben Kunden. Wer anruft, sieht sofort, was zuletzt war.
- Onlineshop und Kasse: Bestellungen aus dem Shop und Verkäufe am Tresen laufen in dieselbe Warenwirtschaft. Bestände stimmen über alle Kanäle.
- Auswertungen: Berichte und Kennzahlen aus dem laufenden Betrieb, als Übersicht auf dem Bildschirm oder als Bericht zum Weitergeben.
- Personal: Stammdaten, Arbeitszeiten und Abrechnung, verbunden mit der Kostenrechnung.
So sieht das im Betrieb aus
Vier Ansichten aus der laufenden Software. Die Oberfläche wurde 2023 erneuert und lässt sich je Arbeitsplatz zusammenstellen, sodass jeder das vor sich hat, womit er tatsächlich arbeitet.
Die Startseite zeigt, was der jeweilige Arbeitsplatz braucht. Die Geschäftsführung sieht den Umsatzverlauf, den Kontostand und die offenen Posten, der Vertrieb den Auftragsbestand und die stärksten Kunden. Die Zahlen kommen aus denselben Daten, mit denen gerade gearbeitet wird.
Aus einem Angebot wird eine Auftragsbestätigung, daraus ein Lieferschein, daraus eine Rechnung. Alle bleiben unter derselben Belegnummer verbunden. Wenn ein Kunde anruft und fragt, was aus seinem Angebot vom Frühjahr geworden ist, steht die Antwort in einer Liste statt in vier Ordnern.
Ein Artikel hat viele Seiten: Einkaufspreis, Verkaufspreis, Staffeln und Rabatte, Bestände je Lagerort, Gewicht und Zolltarifnummer für den Versand, dazu Datenblätter und Bilder für den Shop. In Myfactory hängt das alles am selben Datensatz, und wer etwas ändert, ändert es für alle Stellen zugleich.
Auswertungen entstehen aus den Daten, die ohnehin da sind. Zeitraum wählen, das Vorjahr danebenlegen, nach Artikel, Kunde oder Vertreter aufschlüsseln, als Diagramm oder als Tabelle ansehen. Wer seine Zahlen heute aus drei Listen in einer Tabellenkalkulation zusammenträgt, spart sich diesen Weg.
Was daneben weiterlaufen darf
Ein neues System heißt nicht, dass alles andere weichen muss. Myfactory bringt Anbindungen mit, über die vorhandene Programme angeschlossen bleiben.
Buchhaltung und Bank
Die Übergabe an Ihren Steuerberater läuft über DATEV, auf Wunsch samt Belegbildern. Kontoauszüge kommen über Camt und SEPA herein, Zahlungen gehen denselben Weg hinaus. Auskünfte von Creditreform oder CRIF lassen sich vor der Auftragsannahme abrufen.
Verkaufswege
Amazon, eBay und Galaxus sind angebunden, ebenso Shopsysteme wie Shopware, Shopify und Magento. Für den Versand gibt es Shipcloud und ShipXpert, für die Bezahlung PayPal und Saferpay. Bestellungen landen im selben Auftragsbestand wie die aus dem Innendienst.
Belege und Termine
ZUGFeRD und XRechnung sind eingebaut. Für die Ablage gibt es fertige Anbindungen an DocuWare, ELO und docuvita. Termine und Kontakte gleichen sich mit Microsoft Exchange ab, sodass der Kalender bleibt, wo er ist.
Für alles Übrige gibt es eine offene Schnittstelle über SOAP und REST. Fehlt ein Weg zu einem Programm, das bei Ihnen im Einsatz ist, sehen wir uns an, ob er sich bauen lässt.
E-Rechnung: seit 2025 Pflicht
Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein PDF im Mailanhang genügt dafür nicht. Verlangt ist ein strukturiertes Format, das eine Maschine lesen kann: XRechnung oder ZUGFeRD. Für das Versenden gelten Übergangsfristen, für den Empfang gilt die Pflicht bereits.
Myfactory erstellt und liest beide Formate. Ausgangsrechnungen gehen im richtigen Format hinaus, Eingangsrechnungen werden maschinell eingelesen und lassen sich weiterverarbeiten, statt sie abzutippen. In Verbindung mit einem Dokumentenmanagement landet der Beleg gleich im Archiv und im Freigabeablauf.
Wo die Daten liegen
Die Software wird in Deutschland entwickelt und in deutschen Rechenzentren betrieben. Für Betriebe, die ihre Daten nicht außerhalb der EU wissen wollen, ist das ein Unterschied zu vielen international vertriebenen Systemen. Auf Wunsch betreiben wir die Umgebung in unserem eigenen, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum.
Für welche Betriebe sich das eignet
Myfactory ist auf mittelständische Unternehmen zugeschnitten und wird unter anderem im Großhandel, in der industriellen Produktion, bei technischen Dienstleistern, in der Medizintechnik und im E-Commerce eingesetzt. Der Zuschnitt entscheidet sich weniger an der Branche als an der Frage, ob Ihre Abläufe in einem System zusammenlaufen sollen statt in mehreren nebeneinander.
Wer dahintersteht
Myfactory gibt es seit rund 25 Jahren, und die Software war von Anfang an für den Browser gedacht statt nachträglich dorthin übertragen. Heute arbeiten mehr als 22.000 Menschen in über 2.200 Betrieben damit. Seit einigen Jahren gehört der Hersteller zur europäischen Forterro-Gruppe, die auf Software für mittelständische Betriebe spezialisiert ist.
Für Sie heißt das vor allem eines: Der Hersteller ist nicht davon abhängig, ob ein einzelnes Produkt gerade läuft, und die Software wird weiterentwickelt, statt nur gepflegt zu werden.
Wie ein Umstieg abläuft
Kein Betrieb steht still, während die Software gewechselt wird. Deshalb läuft ein Umstieg in Etappen, und am Anfang steht nicht die Technik, sondern Ihr Ablauf.
Ansehen
Wir gehen mit Ihnen durch, wie Aufträge heute bei Ihnen laufen und wo es hakt. Daraus ergibt sich, welche Bereiche Sie brauchen und welche warten können.
Einrichten
Wir bilden Ihre Abläufe in der Software ab, übernehmen Stammdaten aus dem alten System und passen Belege an Ihr Erscheinungsbild an.
Umstellen
Die Mitarbeiter werden geschult, bevor umgestellt wird. In den ersten Wochen danach sind wir eng dabei, weil dann die Fragen kommen, die vorher niemand ahnt.
Wie lange das dauert, hängt daran, wie viele Bereiche Sie auf einmal einführen und wie sauber die Daten im alten System liegen. Ein Handelsbetrieb mit Auftragsabwicklung und Buchhaltung ist erfahrungsgemäß schneller so weit als ein Fertiger, der zusätzlich Stücklisten und Kapazitäten abbildet.
Was wir dabei übernehmen
Wir richten Myfactory ein, bilden Ihre Abläufe darin ab und schulen die Mitarbeiter, die damit arbeiten. Dazu gehört, Ihre bestehenden Daten zu übernehmen und die Belege so zu gestalten, wie Ihre Kunden sie kennen. Im laufenden Betrieb erreichen Sie uns, wenn etwas klemmt. Fehlt eine Funktion, die Sie brauchen, ergänzen wir sie über die Schnittstellen der Software.
Wir setzen Myfactory auch im eigenen Haus ein, von der Auftragsabwicklung bis zur Buchhaltung. Was wir Ihnen dazu sagen, stammt daher aus der täglichen Arbeit damit und nicht aus einem Prospekt.
Sie überlegen, ob sich der Umstieg lohnt? Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen Ihnen, was das für Sie bedeutet, auch wenn die Antwort einmal lautet: noch nicht.